HiQ

Microsoft Teams etätyöskentelyn tukena (Finnish)

Miten hyödyntää Microsoft Teamsiä mahdollisimman tehokkaasti etätyöskentelyn tukena? Mitä kaikkea pitää ottaa huomioon organisaatiossa? Entä käyttäjien osalta?

Microsoft Teams etätyöskentelyn tukena

Jokaisessa organisaatiossa on joskus pohdittu, että pitäisikö henkilöstöllä olla mahdollisuus työskennellä myös etänä. Joissain organisaatioissa päätös etätöiden mahdollistamisesta on tehty jo vuosia sitten, toisissa taas ollaan vasta nyt siinä tilanteessa, että avokonttori ei olekaan se paikka, jossa voidaan työskennellä.

Etätöiden tekoon on pitkään liittynyt ennakkoluuloja esimerkiksi työn tehokkuudesta, keskittymiskyvyn herpaantumisesta sekä muista ei niin positiivista piirteistä. Toisaalta monet ihmiset tekevät esimerkiksi yhden päivän viikossa etänä nimenomaan välttääkseen mahdollisen avokonttorin taustameteliä ja ihmisten keskellä olemisen tuomia keskeytyksiä.

Microsoft on julkaissut tiedon, että Skype for Business poistuu kokonaan Microsoft 365 - tuoteperheestä heinäkuun 2021 jälkeen ja näin ollen jokainen organisaatio, joka hyödyntää Microsoftin pilvityökaluja, on ennen pitkää Teamsin käyttöönoton edessä. Teams nimittäin orvaa pikaviestinnän ja verkkokokousten osalta Skype for Businessin, minkä lisäksi Teams tarjoaa mahdollisuuden ryhmätyöskentelyyn yhdistämällä työryhmäkeskustelut, dokumenttienhallinnan, tehtävien hallinnan sekä monia muita Microsoft 365 -palveluita saman katon alle.

Teams käyttöön hallitusti

Mitä sitten on otettava huomioon, jotta etätyöt sujuvat, eikä tuottavuus kärsisi vaan ehkä jopa paranisi? Luonnollisesti kaikille työntekijöille on tarjottava hyvät työvälineet ja ennen kaikkea sopivat ohjelmistot. Microsoft Teams toimii tässä erinomaisena apuna. Teams on juuri täyttänyt kolme vuotta, ja siinä missä joissain organisaatioissa se on voinut olla kokeilussa ja käytössä alusta lähtien, toiset ovat vasta siirtymässä sen käyttöön. Kun Teams otetaan käyttöön, ainakin seuraavia asioita kannattaa ottaa huomioon:

1. Ohjeet ja viestintä

  • Osa käyttäjistä saattaa oppia käyttämään työkalua helpostikin, mutta suurin osa kaipaa todennäköisesti ainakin jotain ohjeistusta. On hyvä esimerkiksi ohjeistaa, mihin työtehtäviin Teams erityisen hyvin soveltuu ja mihin voi hyödyntää muita työkaluja. Esimerkiksi Teamsin suhde organisaation intranetiin on hyvä määrittää. Ohjeet on hyvä julkaista viestinnällisessä intranetissa, jotta kaikki käyttäjät löytävät ne mahdollisimman helposti.

  • Kun ohjeet on julkaistu, niistä täytyy viestiä. Tämän lisäksi työkalut on hyvä pitää mielessä säännöllisillä käyttövinkeillä

  • Hyvien ohjeiden ja aktiivisen viestinnän avulla pystytään myös vaikuttamaan mahdolliseen muutosvastarintaan, jota aina uusien työkalujen käyttöönotossa esiintyy.

2. Koulutukset ja tuki

  • Jos organisaatiosi on uuden edessä, täytyy käyttäjille tarjota koulutuksia. Koulutukset voivat olla joko lyhyitä tietoiskuja tai vaikkapa puolentoista tunnin sessioita liittyen Teamsin eri ominaisuuksiin.

  • Osan koulutuksista voi tallentaa ja julkaista ohjesivulle intranetiin Stream-videopalvelun avulla.

  • Jos Teamsin käyttö on uutta, työntekijöille on hyvä tarjota tukikanava, missä voi kysyä apua Teamsiin liittyen. Tätä varten voi perustaa Teams-tiimin tai Yammer-ryhmän.

3. Sovelluksen hallinta järjestelmänvalvojien näkökulmasta

  • Tiimien hallintamalli on hyvä pohtia (tarvitaanko esimerkiksi tiimeille oma tilausprosessinsa, annetaanko tietynlaiset tiimimallit tarjolle, tarvitaanko tiimeille voimassaoloaikaa jne.)

  • Organisaatiotason Teams-asetukset kannattaa käydä läpi. Oletuksena kaikki organisaation jäsenet saavat luoda uusia tiimejä sekä yksityisiä kanavia olemassa oleviin tiimeihin. Näihin voidaan vaikuttaa erilaisilla käyttöpolitiikoilla (group policies)

4. Työtapojen muutoksen johtaminen

  • Koska Teamsin käyttöönotto muuttaa totuttuja työnteon tapoja, tarvitaan muutokselle vahva tuki johdolta ja kaikilta esimiehiltä.

  • Johtaminen, viestintä, tukitoimet ja muutosvastarintaan varautuminen kannattaa suunnitella heti aluksi.

Jatkuva seuranta ja uuden työkulttuurin tukeminen

Mitä sitten tapahtuu, kun Microsoft Teams on otettu käyttöön, ohjeet on jaettu ja työntekijät käyttävät työkalua onnistuneesti? Täytyy pitää yllä uudenlaista työkulttuuria, jakaa onnistuneita käyttökokemuksia ja katsoa tulevaisuuteen ja Teamsin tuleviin muutoksiin. Microsoft päivittää Teamsiä jatkuvasti ja uusia ominaisuuksia julkaistaan koko ajan. Viimeisen puolen vuoden aikana on ilmestynyt mm. yksityiset kanavat, kanavien ja yksityisten keskustelujen kiinnittäminen jne. Lähitulevaisuudessa on tulossa mm.:

  • Teamsin käyttö useassa ikkunassa (eritoten keskusteluiden avaus uuteen ikkunaan)

  • Viittaus videopalavereissa

  • Taustaäänien vaimennus

HiQ:n tuki Teamsin käyttöönotossa

HiQ on tottunut auttamaan asiakkaitaan Teams-käyttöönotossa: työtapojen muutoksen suunnittelussa, ohje- ja vietintämateriaalien tuottamisessa, Teams-koulutuksissa ja teknisissä kysymyksissä. Mm. HMD Global, SATO, Matkahuolto, Eltel Networks ja Åbo Akademi ovat asiakkaitamme tällä saralla.

Jos teidän organisaatiossanne kaivataan apua tai tukea, ole rohkeasti yhteydessä. Haluamme auttaa Teitä tehokkaassa Teamsin käyttöönotossa ja työtapojen muutoksessa.

Emmi Turanlahti
Microsoft 365 ServicesEmmi haluaa auttaa asiakkaita tehostamaan työntekoa Microsoft Teamsin avulla ja nauttii siitä, kun voi antaa asiakkaille konkreettisia käyttövinkkejä Teamsin käyttöön.emmi.turanlahti@hiq.fi
Contact

Contact us for more details

Emmi Turanlahti
Microsoft 365 Servicesemmi.turanlahti@hiq.fi