HiQ

Uusi intranet ja tiimityövälineet sujuvoittavat työtä Alkossa

HiQ rakensi Alkolle uuden Aula-intranetin, joka toimii sisäisen viestinnän keskuksena ja ketjuohjauksen välineenä. Samalla Alkon tiimityövälineet uudistuivat.

Alkolle uusi Aula-intranet

Haaste: Lähes 20 vuotta vanha Alvari-intranet ei enää vastannut tarpeita

Alkossa otettiin vuonna 1998 käyttöön Alvari-intranet, joka palveli alkolaisia 20 vuotta. Alvari oli pidetty sisäisen viestinnän pääkanava, mutta se ei enää palvellut nykytarpeita. Alkosta puuttui myös mahdollisuus tiimityöhön modernisti ja mobiilisti. Tiedostoja työstettiin pääasiassa verkkolevyillä.

Tavoite: Sisäinen viestintä, ketjuohjaus ja tiimityö moderniksi

Alkon päätavoitteena oli saada viestinnällä johtaminen ajan tasalle. Tämä tarkoittaa, että uusi intranet ja tiimityövälineet:

  • sisältävät tietoa, johon voi luottaa

  • tuovat lisäarvoa yhteiseen tekemiseen

  • mahdollistavat sujuvan työn

  • toimivat tehokkaana ketjuohjauksen välineenä

  • luovat hyvää Alko-fiilistä

Alkossa on noin 2 400 työntekijää, joista 200 on toimistohenkilöstöä ja loput työskentelevät myymälöissä. Alusta asti oli selvää, että uusien työvälineiden käytön tulee olla helppoa ja selkeää ja onnistua myös mobiililaitteilla.

Ratkaisu: Näkymä tietoon Aula-intranetin kautta

Alkon Näkymä tietoon -projektissa rakennettiin yhteistyössä HiQ:n kanssa uusi Aula-intranet, joka toimii sisäisen viestinnän keskuksena ja ketjuohjauksen välineenä. Intran lisäksi otettiin käyttöön Microsoft Teams ja modernit SharePoint-työtilat.

HiQ oli mukana kokonaisuuden suunnittelussa ja vastasi teknisestä toteutuksesta kokonaisuudessaan. Projekti jaettiin kahteen vaiheeseen: loppuvuodesta 2018 otettiin käyttöön uusi intranet ja huhtikuussa 2019 pakettia laajennettiin tiimityövälineillä. Projektin toisessa vaiheessa intranetia myös jatkokehitettiin käyttäjäpalautteen perusteella.

Projektin nimi Näkymä tietoon kuvaa hyvin sitä, että halusimme uuden intranetin olevan ponnahduslauta kaikkeen henkilöstölle tarpeelliseen sisältöön. Kun jalkautimme intraa, saimme kehitysehdotuksia, joihin pystyimme heti puolen vuoden sisällä vastaamaan. Se sitoutti käyttäjiä, kun ihmiset huomasivat, että toiveet otetaan huomioon.

Tina Lassi
Alkon viestintäasiantuntija

Aula-intranetiin on perinteisten intranetin toiminnallisuuksien lisäksi rakennettu myymälöiden tehtävälistaus, josta kukin käyttäjä näkee oman myymälänsä ajankohtaiset tehtävät. Alkon toiminnan kehitysideoiden systemaattiseen keräämiseen on mahdollisuus IdeaBoxin kautta. Myös Alkon henkilöstölehti Korkki sai uuden, digitaalisen version projektin myötä.

Koska vanha Alvari-intranet oli kytköksissä moniin muihinkin järjestelmiin, intranetin uudistaminen vaati useiden taustajärjestelmien pöyhimistä ja modernisointia matkan varrella.

Tulokset: Modernit työtavat kaikille alkolaisille

Alkossa pidettiin huolta siitä, että koko henkilöstö perehdytetään uusien työvälineiden käyttöön.

Muutos vanhaan intraan ja verkkolevyihin verrattuna on ollut huomattava, sanoo Tina Lassi.

Aktiivinen viestintä ja avoin kulttuuri auttoivat muutoksessa. Hyvänä viestintä- ja tukikanavana toimi Yammer, joka oli Alkossa käytössä jo ennen projektia.

Lopputulos on saanut käyttäjiltä kiitosta.

Lähes kaikki haaveet, jotka alunperin intran suunnitelmaan piirsimme, ovat käyneet toteen. Sitkeys ja päämäärätietoisuus sekä Alkossa että HiQ:lla auttoivat siinä, että projekti vietiin onnistuneesti maaliin, kiittää Lassi.

Alkon ja HiQ:n yhteistyö jatkuu myös projektin jälkeen: kehitysideoita on kertynyt edelleen, ja Office 365 -roadmap vaatii jatkuvaa seurantaa ja suunnittelua.

HiQ on meille hyvä kumppani sisäisen viestinnän ja työtapojen muutoksessa, sanoo Alkon viestintäjohtaja Maritta Iso-Aho.

Tutustu lisää
Microsoft 365 -referenssit
Uusi intranet modernimpaan viestintään GRK:lla
HiQ konseptoi ja toteutti GRK:lle uuden intranetin, joka modernisoi GRK:n sisäisen viestinnän käytännöt täysin.
Ramirentin uusi intranet – yksi viestintäkanava kaikille
Ramirentin uusi, globaali intranet palvelee Ramirentin työntekijöitä yhdeksässä eri maassa.
Microsoft Teams tehostaa työtä Matkahuollolla
Matkahuolto digitalisoi palvelujaan kovaa vauhtia. Yksi tärkeä askel oli henkilöstön työtapojen muutos Microsoft Teamsin avulla.
Digitaaliset työkalut helpottavat Eltelin työntekijöiden arkea
Eltel valitsi Office 365 -palvelun tukikumppaniksi HiQ:n, joka on toiminut jo vuosia Eltelin strategisena kumppanina
Suomen Pankin ja Finanssivalvonnan intranet – tehokkaammin yhdessä
Suomen Pankin ja Finanssivalvonnan uusi intranet modernisoi sisäisen viestinnän prosessit ja sisällöt.
Moderni ja mobiili intranet
HiQ toteutti Åbo Akademin intranetin moderneilla SharePoint-sivustoilla. Intranet toimii sekä henkilöstön että opiskelijoiden oppaana arjessa.
Riveria otti Office 365 -palvelut laajasti käyttöön uuden intranetin myötä
HiQ toteutti Riverialle modernin intranetin uudistuneen organisaation tarpeisiin. Riveria otti Office 365 -palvelut laajasti käyttöön uuden intranetin myötä.
Rauman uusi intranet ohjaa kohti moderneja työtapoja
HiQ:n toteuttama Elevate-intranet ja kollaboraatiopalvelut mahdollistavat työtapojen muutoksen Rauman kaupungin työntekijöille.
Globaali Elevate-intranet ja ryhmätyöskentelyn työkalut fiksumpaan viestintään Normetilla
HiQ konseptoi ja toteutti uuden globaalin intranetin ja modernit kollaboraatiotyökalut Normetille, nyt ne ovat 1 100 normetilaisen käytössä 30 maassa.
Oras Groupin ja HiQ:n kumppanuus laajeni Office 365 Elevate -palveluihin
Oras Groupin ja HiQ:n kumppanuus laajeni: Uusi globaali intranet rakentui ketterästi ja joustavasti
Modernit työtavat juurtuivat Lindströmille uuden intranetin myötä
HiQ toteutti vuonna 2017 Lindströmin 4 000 työntekijälle globaalin intranetin ja 24 maasivustoa. Kirjavat viestintätavat yhtenäistettiin ja tieto löytyy helposti.
HMD Globalille HiQn Office 365 palvelut
HiQ toimitti HMD:lle Office 365 käyttöönoton, sisäisen viestinnän työkalut ja kollaboraatioympäristön pohjautuen Elevate -palveluihin
Contact

Ota yhteyttä ja kysy lisää

Emmi Turanlahti
Microsoft 365 -palvelutemmi.turanlahti@hiq.fi