Microsoft Teamsin käyttöönotto

Microsoft Teams tuo modernit työtavat jokaisen työntekijän ulottuville: verkkokokoukset, pikaviestintä ja tiimityö onnistuvat samassa käyttöliittymässä, johon pääsee käsiksi mistä tahansa. Teamsin käyttöönotto hallitusti vaatii työtapojen muutoksen johtamista suunnitelmallisesti sekä aktiivista viestintää ja tukea kaikille käyttäjille.

HiQ tukee Teams-käyttöönotossa muun muassa seuraavilla osa-alueilla: 

1. Työtapojen muutoksen johtaminen ja suunnittelu

• Johtaminen, viestintä, tukitoimet ja muutosvastarintaan varautuminen kannattaa suunnitella hyvissä ajoin.

• HiQ:n tuella suunnittelu on tehokasta ja Teams-käyttöönotto sujuu hallitusti.

2. Ohjeet ja viestintä

• Minimimalli määrittää, mitä sisäisen viestinnän ja tiimityön työkalua käytetään mihinkin tarkoitukseen. Lisäksi on hyvä pohtia, mitä työkaluja kaikkien on käytettävä ja mitkä palvelut voi halutessaan ottaa käyttöön. Autamme suunnittelemaan ja dokumentoimaan minimimallin, joka jokaisen on helppo sisäistää.

• Teams tarjoaa jo itsessään hyviä ohjevideoita peruskäyttöön, mutta lisäksi napakat, organisaatiokohtaiset ohjeet ja vinkit voivat olla tarpeen. Kaikki ohjemateriaali kootaan tietopaketiksi intraan.

• Aktiivinen viestintä uusista työtavoista, Teamsin hyödyistä sekä tarjolla olevista koulutuksista ja tukimateriaaleista ei kestä vain käyttöönottoprojektin ajan, vaan sitä on syytä tehdä jatkuvasti. HiQ tukee viestintäsuunnitelman tekemisessä ja viestintämateriaalien tuottamisessa.

• Lanseerausvideo on hyvä tapa viestiä koko henkilöstölle uusista työtavoista ja -välineistä. HiQ on toteuttanut useille asiakkaille M365-työkalujen lanseerausvideoita, jonka suunnittelussa näkyy vahva kokemus M365-työkaluista ja viestinnästä ja toteutuksessa Design-tiimin osaava kädenjälki.

3. Koulutukset ja tuki

• Teams-koulutuksia on hyvä tarjota ainakin avainhenkilöille: Champions-verkostolle, esimiehille tai niille, jotka tuntevat tarvitsevansa ohjausta uuden työkalun kanssa. HiQ:n valmiiksi suunnitellut Teams-koulutuspaketit auttavat Teamsin tehokkaassa käyttöönotossa.

• Osan koulutuksista voi tallentaa ja julkaista ohjesivulle intranetiin Stream-videopalvelun avulla.

• Jos Teamsin käyttö on uutta, työntekijöille on hyvä tarjota tukikanava, missä voi kysyä apua Teamsiin liittyen. Tätä varten voi perustaa Teams-tiimin tai Yammer-ryhmän, jossa myös HiQ:n asiantuntijat voivat olla mukana tukemassa loppukäyttäjiä.

4. Teamsin hallintamalli

• Autamme Teams-hallintamallin suunnittelussa ja dokumentoinnissa sekä organisaatiotason Teams-asetusten tarkistamisessa.

• Tarvittaessa Teamseille voidaan tehdä tekninen tilausprosessi tai elinkaaren hallintaa helpottavia työnkulkuja.

5. Jatkuva seuranta ja uuden työkulttuurin tukeminen

• Mitä tapahtuu sitten, kun Teams on saatu onnistuneesti käyttöön? Täytyy pitää yllä uudenlaista työkulttuuria, jakaa onnistuneita käyttökokemuksia ja katsoa tulevaisuuteen ja Teamsin tuleviin muutoksiin. Microsoft päivittää Teamsiä jatkuvasti ja uusia ominaisuuksia julkaistaan koko ajan.

• HiQ:n jatkuvan palvelun piirissä Microsoft 365 -roadmapia käydään läpi kuukausittain ja jatkuva kehitys ja tuki suunnitellaan sen mukaisesti.