HiQ

Moderni intranet Åbo Akademin henkilöstölle ja opiskelijoille

HiQ Finland toteutti Åbo Akademille intranetin moderneilla SharePoint-sivustoilla. Intra toimii sekä henkilöstön että opiskelijoiden oppaana arjessa, myös mobiilisti.

2019

Haaste

Intranetin uusimiselle oli Åbo Akademilla selkeä tarve, sillä aikaisemman intranetin tekninen alusta alkoi olla vahvasti vanhentunut. Lisäksi opiskelijoille ja henkilöstölle tarvittiin entistä monipuolisemmat mahdollisuudet viestintään ja yhteistyöhön. Siksi oli luontevaa suunnitella uusi intra osaksi Microsoft 365 -ympäristöä, joka tarjoaa myös muita palveluja sisäisen viestinnän ja tietotyön tueksi.

Uuden intranetin lisäksi Åbo Akademilla otettiin käyttöön Microsoft Teams tiimityöhön sekä Yammer koko organisaation yhteisiin keskusteluihin. HiQ oli mukana myös Teams-käyttöönotossa kouluttamalla ja tuottamalla ohjemateriaaleja Teamsin käyttäjille.

Tavoite

Åbo Akademilla on noin 5 500 perustutkinto-opiskelijaa sekä 780 jatko-opiskelijaa. Henkilökuntaa on yhteensä noin 1 200. Uuden intranetin tuli palvella kaikkia rooleja tasapuolisesti ja niin, että kukin kohderyhmä löytää helposti itselleen olennaisimmat sisällöt.

Uuden intranetin tärkeimmät tavoitteet olivat sujuvoittaa arkista työtä, tukea yhteistyötä ja tiedonvaihtoa sekä vahvistaa yhteistä organisaatiokulttuuria. Selkeys, helppokäyttöisyys ja mobiilikäyttö olivat ohjaavia ajatuksia. Myös yleisimmät saavutettavuusperiaatteet tuli täyttyä. Teknisesti oli tärkeää mahdollistaa ratkaisun jatkokehitys ja vakaus tulevaisuudessa.

Ratkaisu

HiQ toteutti Åbo Akademin intranet SharePointin moderneilla viestintäsivustoilla, mahdollisimman paljon oletustoimintoja hyödyntäen. Tarvittavat kustomoinnit tehtiin Microsoftin parhaiden käytäntöjen mukaisesti ja saavutettavuusperiaatteet huomioiden.

Intranetin uutiset on kohdistettu tiedekunnan ja roolin mukaan, joten esimerkiksi opiskelijat voivat helposti seurata juuri heille tarkoitettuja uutisia. Opiskelijoiden uutiset ajetaan HiQ:n toteuttaman integraation avulla myös Tuudo-mobiilisovellukseen, joka kokoaa yhteen opiskelijoiden tärkeimmät palvelut.

Åbo Akademin uusi intranet on kokonaisuudessaan kaksikielinen eli se palvelee käyttäjiä sekä ruotsiksi että englanniksi. Åbo Akademilla on lähes sata intranetin sisällöntuottajaa, jotka tekivät suuren työn uusien intrasisältöjen kanssa. HiQ koulutti kaikki sisällöntuottajat ja tuotti ohjemateriaalin sisällöntuottajille.

Meillä on sitoutunut porukka, joka on tehnyt todella paljon töitä uuden intran eteen.

Thurid Eriksson
Åbo Akademin viestintäpäällikkö

Tulokset

Åbo Akademin uusi intranet otettiin käyttöön tammikuussa 2020.

- Lopputuloksesta tuli juuri sellainen kuin pitikin: uusi intranet toimii oppaana arjessa niin henkilöstölle kuin opiskelijoillekin. Oli hienoa saada kaikki sisällöt kahdella kielellä, kertoo Thurid Eriksson.

Yhteistyö HiQ:n kanssa sujui hyvin ja jatkuu edelleen.

- HiQ:n kanssa on kiva tehdä töitä, ja projekti eteni hyvällä fiiliksellä. Olen koko ajan luottanut HiQ:n asiantuntijoiden ammattitaitoon.

Contact

Ota yhteyttä ja kysy lisää

Emmi Turanlahti
Microsoft 365 -palvelutemmi.turanlahti@hiq.fi