HiQ

Rauman uusi intranet ohjaa kohti moderneja työtapoja

HiQ:n toteuttama Elevate-intranet ja kollaboraatiopalvelut mahdollistavat työtapojen muutoksen Rauman kaupungin työntekijöille.

Uusi intranet ja Office 365 -työkalut ketterämpään työskentelyyn Raumalla

Haaste: Pirstaloitunut tiedonkulku ja työtavat

Rauman kaupungin palveluksessa työskentelee 3 000 henkilöä erilaisissa rooleissa, hallinnosta kenttätyöntekijöihin. Rauma haluaa palvella eri rooleissa toimivia työntekijöitään samanarvoisesti: kaikilla täytyy olla mahdollisuus miellyttävään, moderniin ja tehokkaaseen työskentelyyn ajasta ja paikasta riippumatta. Ennen Office 365 -palvelujen käyttöönottoa näin ei ollut: Tietoa kulki paljon sähköpostitse ja tiedostot tallennettiin verkkolevyille. Intranet oli tekniikaltaan vanhentunut, tietoa oli vaikea löytää ja yhtenäiset työtavat puuttuivat.

Tavoite: Työnteko sujuvaksi ajasta ja paikasta riippumatta

Kaikille haluttiin yhtenäinen pääsy henkilöstölle tarpeelliseen tietoon. Sen vuoksi henkilöstön viestintä- ja työvälineiden mobiilikäyttö haluttiin varmistaa. Lisäksi toivottiin mahdollisuutta tiedostojen yhteiseen työstämiseen ja keskusteluihin. Tavoitteena oli myös, että kaikki Rauman käyttäjät omaksuvat uudet työvälineet mutkattomasti osaksi arkeaan.

Rauma halusi ottaa käyttöön Office 365 -pilvipalvelun: SharePoint Online -intranetin sekä tiimityövälineet. Raumalla Office 365 ei ollut käytössä aikaisemmin ollenkaan, joten muutos sisäisen viestinnän ja työnteon tavoissa oli suuri. Intrauudistuksen kanssa samaan aikaan käynnistettiin myös projekti sähköpostien siirtämiseksi pilveen.

Ratkaisu: Elevate-intranet ja kollaboraatiopalvelut mahdollistamaan työtapojen muutosta

HiQ toteutti Rauman kaupungille viestinnällisen intranetin sekä digitaalisen työskentely-ympäristön Office 365:een. HiQ:n Elevate-konseptiin pohjautuva intranet kokoaa yhteen koko Rauman henkilöstölle tarpeelliset tiedot. Microsoft Teams ja modernit SharePoint-työtilat toimivat tiimien ja projektien kollaboraatioalustoina. Lisäksi Raumalla otettiin käyttöön Yammer, jotta keskustelu olisi helppoa yli organisaatiorajojen.

HiQ tuki Rauman kaupunkia työtapojen muutoksen ja kollaboraatiotyökalujen hallintamallin suunnittelussa. HiQ toimitti myös uusien O365-työvälineiden ohje- ja viestintämateriaaleja, kuten lanseerausvideon, jolla esitellään uudet työkalut ja kerrotaan niiden hyödyistä käyttäjille.

Rauman henkilöstö on ottanut uudet työvälineet innolla vastaan. Henkilöstölle järjestettiin intranetin nimikilpailu, jonka kautta saimme paljon hyviä ehdotuksia. Intranetin nimeksi valikoitui Jemma. Koko projektin ajan myös uusia sisällöntuottajia on ilmoittautunut. He pitävät uutta intraa helppokäyttöisenä ja selkeänä.

Raija Lehtorinne
Rauman kaupungin viestintäpäällikkö

Tulokset: Kaikki tärkeät työkalut samassa portaalissa

Rauman kaupungin työntekijät saivat helppokäyttöiset työkalut ja selkeät toimintamallit sisäiseen viestintään ja työntekoon. Kaikki tarpeelliset työkalut löytyvät Office 365 -pilvipalvelusta ja toimivat myös mobiilisti. Erilaiset käyttäjät on otettu huomioon minimimallin suunnittelussa eli sen hahmottamisessa, mikä väline sopii parhaiten mihinkin tarkoitukseen.

HiQ valikoitui Rauman uuden intranetin toteuttajaksi julkisen kilpailutuksen perusteella. Yhteistyö jatkuu myös projektivaiheen jälkeen.

“Projekti HiQ:n kanssa sujui hyvin ja yhteistyö oli vaivatonta. Olemme tyytyväisiä lopputulokseen", kertoo Lehtorinne.

Rauma on vireä ja moderni teollisuus- ja kulttuurikaupunki, jossa asuu nykyään noin 40 000 asukasta. Suomen kolmanneksi vanhin kaupunki on perustettu vuonna 1442. Kaupungissa on kaksi UNESCOn maailmanperintökohdetta – Vanha Rauma ja Sammallahdenmäki.

Tutustu lisää
Microsoft 365 -referenssit
Uusi intranet modernimpaan viestintään GRK:lla
HiQ konseptoi ja toteutti GRK:lle uuden intranetin, joka modernisoi GRK:n sisäisen viestinnän käytännöt täysin.
Ramirentin uusi intranet – yksi viestintäkanava kaikille
Ramirentin uusi, globaali intranet palvelee Ramirentin työntekijöitä yhdeksässä eri maassa.
Microsoft Teams tehostaa työtä Matkahuollolla
Matkahuolto digitalisoi palvelujaan kovaa vauhtia. Yksi tärkeä askel oli henkilöstön työtapojen muutos Microsoft Teamsin avulla.
Digitaaliset työkalut helpottavat Eltelin työntekijöiden arkea
Eltel valitsi Office 365 -palvelun tukikumppaniksi HiQ:n, joka on toiminut jo vuosia Eltelin strategisena kumppanina
Suomen Pankin ja Finanssivalvonnan intranet – tehokkaammin yhdessä
Suomen Pankin ja Finanssivalvonnan uusi intranet modernisoi sisäisen viestinnän prosessit ja sisällöt.
Moderni ja mobiili intranet
HiQ toteutti Åbo Akademin intranetin moderneilla SharePoint-sivustoilla. Intranet toimii sekä henkilöstön että opiskelijoiden oppaana arjessa.
Riveria otti Office 365 -palvelut laajasti käyttöön uuden intranetin myötä
HiQ toteutti Riverialle modernin intranetin uudistuneen organisaation tarpeisiin. Riveria otti Office 365 -palvelut laajasti käyttöön uuden intranetin myötä.
Uusi intranet ja tiimityövälineet sujuvoittavat työtä Alkossa
HiQ rakensi Alkolle uuden Aula-intranetin, joka toimii sisäisen viestinnän keskuksena ja ketjuohjauksen välineenä. Samalla Alkon tiimityövälineet uudistuivat.
Globaali Elevate-intranet ja ryhmätyöskentelyn työkalut fiksumpaan viestintään Normetilla
HiQ konseptoi ja toteutti uuden globaalin intranetin ja modernit kollaboraatiotyökalut Normetille, nyt ne ovat 1 100 normetilaisen käytössä 30 maassa.
Oras Groupin ja HiQ:n kumppanuus laajeni Office 365 Elevate -palveluihin
Oras Groupin ja HiQ:n kumppanuus laajeni: Uusi globaali intranet rakentui ketterästi ja joustavasti
Modernit työtavat juurtuivat Lindströmille uuden intranetin myötä
HiQ toteutti vuonna 2017 Lindströmin 4 000 työntekijälle globaalin intranetin ja 24 maasivustoa. Kirjavat viestintätavat yhtenäistettiin ja tieto löytyy helposti.
HMD Globalille HiQn Office 365 palvelut
HiQ toimitti HMD:lle Office 365 käyttöönoton, sisäisen viestinnän työkalut ja kollaboraatioympäristön pohjautuen Elevate -palveluihin
Contact

Ota yhteyttä ja kysy lisää

Emmi Turanlahti
Microsoft 365 -palvelutemmi.turanlahti@hiq.fi