PuolustusvoimatDigiaikaan järjesty! OmaIntti helpottaa Puolustusvoimien kanssa asiointia
Puolustusvoimien OmaIntti-palvelu kokoaa asevelvollisten palvelut ja ohjeet yhdelle alustalle, parantaa tavoitettavuutta ja vuorovaikutusta sekä tehostaa Puolustusvoimien toimintaa. Puolustusvoimien asiointipalveluiden digitalisointi helpottaa noin 900 000 suomalaisen asevelvollisen asiointia Puolustusvoimien kanssa.
[Päivitetty 2025]
Ambientian julkisen sektorin yksikkö on nyt osa HiQ:ta. Lue lisää.
Yhdessä HiQ:n kanssa Puolustusvoimat kehittää digipalveluita asevelvollisille ja asepalvelukseen vapaaehtoisesti hakeville naisille. OmaIntti-palvelu on digitaalinen palvelualusta, joka mahdollistaa yhä enenevissä määrin asevelvollisuusasioiden hoitamisen digitaalisesti. Palvelu voitti Vuoden 2024 Palvelujohtamisen teko -palkinnon, jonka myönsi ItSMF Finland ry.
“Haluamme sujuvoittaa asiointia ja lisätä vuorovaikutusta, joten pelkkä lomakkeiden digitointi ei riitä. OmaIntti on jatkuvasti kehittyvä ja luotettava kanava, joka tukee tasapuolisesti kaikissa asevelvollisuuden vaiheessa olevien henkilöiden tietotarpeita sekä asiointia Puolustusvoimien kanssa”, Puolustusvoimista kerrotaan.
Puolustusvoimien ja HiQ:n yhteistyö alkoi jo vuonna 2019 pienimuotoisesta palvelumuotoiluprojektista ja on sittemmin laajentunut digitaalisten palveluiden kehityshankkeeksi. OmaIntin lisäksi Puolustusvoimien asiointipalvelu-kokonaisuuteen kuuluu muun muassa Lupa-asioinnin kokonaisuus.
Kun olennaiset ja ajankohtaiset tiedot ja palvelut löytyvät yhdestä paikasta kohdennetusti, se säästää aikaa sekä Puolustusvoimien kanssa asioivilta että Puolustusvoimien henkilökunnalta.
Tavoite: Helppoa, turvallista ja tehokasta digiasiointia tarpeesta riippumatta
Ajankohtaisen tiedon ja ohjeistuksen välittämisen lisäksi Puolustusvoimille on tärkeää, että asevelvollisten on helppoa olla yhteydessä Puolustusvoimiin. Vaikkapa varusmiespalveluksen suorittamiseen vaikuttavista elämänmuutoksista tai palveluskelpoisuuteen vaikuttavista terveydentilan muutoksista voi ilmoittaa OmaIntin kautta. Siksi OmaIntti suunniteltiin selkeäksi, intuitiiviseksi ja helposti käytettäväksi digipalveluksi, jossa turvallisuus ja vahva tunnistautuminen ovat keskeisiä kriteerejä.
Samalla uudistuksilla parannetaan Puolustusvoimien toiminnallista tehokkuutta ja vähennetään lomakkeiden manuaalista käsittelyä.
”Kun olennaiset ja ajankohtaiset tiedot ja palvelut löytyvät yhdestä paikasta kohdennetusti, se säästää aikaa sekä Puolustusvoimien kanssa asioivilta että Puolustusvoimien henkilökunnalta. Asevelvollisten lisäksi haluamme helpottaa myös muiden yksityishenkilöiden, yritysten tai yhteisöjen asiointia”, Puolustusvoimilta kerrotaan.
Ratkaisu: Tuoreimmat asevelvollisuustiedot yhdellä alustalla
OmaIntti kokoaa asevelvollisille suunnatut verkkosisällöt ja asiointipalvelut yhteen selkeään käyttöliittymään. Se tarjoaa ajankohtaista ja kohdennettua tietoa ja palveluita kulloiseenkin asevelvollisuuden vaiheeseen. Esimerkiksi varusmiespalvelusta aloittavan ja sitä jo suorittavan sisällöt ovat keskenään erilaiset.
Palvelu kattaa 18–60-vuotiaat asevelvollisuuden piiriin kuuluvat Suomen kansalaiset ja lisäksi ohjeita ja palveluja naisille, jotka voivat hakea asepalvelukseen.
OmaIntti vahvistaa yhteydenpitoa varusmiespalveluksen jälkeen. Reserviläisten palveluja on lisätty muun muassa liittyen kertausharjoituksiin ja vapaaehtoisiin harjoituksiin.
”Vahvasti tunnistautuneena käyttäjä voi esimerkiksi tarkistaa Omat tiedot-osiosta viimeisimmän ylennyksen ja sodan ajan sijoituksen tilan. Reserviläiset voivat päivittää henkilökohtaisia asevelvollisuustietojaan ja varmistaa niiden ajantasaisuuden. Harjoitustiedoista puolestaan näkee tulevat harjoitukset”, HiQ:n projektitiimistä kerrotaan.
Ratkaisu: OmaIntti-palvelussa panostetaan käyttäjien kuunteluun
Jotta OmaIntti palvelisi lukuisia käyttäjiään mahdollisimman hyvin, sen kehityksessä panostetaan vahvasti palvelumuotoiluun. Käyttäjien ja sidosryhmien tarpeita on selvitetty kattavasti käyttäjähaastatteluilla ja -tutkimuksilla, asiakaspolkujen kartoituksilla ja prosessikuvauksilla.
Käyttöliittymä on suunniteltu käyttäjälähtöisesti iteratiivisella UX/UI-suunnittelulla, jolloin se mukautuu käyttäjien tarpeisiin.
”Emme ole halunneet tehdä oletuksia eri tilanteissa olevien käyttäjien tarpeista, vaan olemme kysyneet heidän ajatuksiaan suoraan. Käyttäjien osallistaminen kehitystyöhön on ollut ensiarvoisen tärkeää. Olemme saaneet arvokkaita näkökulmia palvelun kehittämiseen esimerkiksi eri versioiden käyttäjätestauksista ja keskusteluista eri asevelvollisuuden vaiheessa olevien henkilöiden kanssa”, Puolustusvoimilta kerrotaan.
OmaIntti-palvelun ansiosta Puolustusvoimat on onnistunut parantamaan asiointipalveluiden käytettävyyttä, tavoitettavuutta ja saavutettavuutta, lisäten samalla vuorovaikutusta asevelvollisten kanssa.
Ratkaisu: Luotettava, vakaa ja suorituskykyinen kumppani turvallisuusviranomaiselle
Puolustusvoimat käsittelee merkittäviä määriä tietoturvaluokiteltua materiaalia, ja palveluiden käyttäjämäärät voivat olla kuusinumeroisia. Siksi palvelutoimittajalta edellytetään luotettavuutta, vakautta ja kokemusta vastaavan kokoluokan projekteista.
”Poikkeusoloihin varautuminen kuuluu olennaisesti Puolustusvoimien toimintaan. Ratkaisujen on toimittava varmasti, ja toimittajalta vaaditaan vankkaa osaamista suurista julkishallinnon hankkeista”, Puolustusvoimilta kerrotaan.
Digitaalisten palveluiden laajamittainen uudistaminen vaatii yhteistyökumppanilta myös kapasiteettia ja suorituskykyä. Palveluiden digitalisoiminen on jo itsessään haastavaa, sillä Puolustusvoimien kaavakkeet ovat usein isoja, paljon tietoa sisältäviä kokonaisuuksia.
Laajassa kokonaisuudessa HiQ on yhdistänyt teknisen syväosaamisen asiakas- ja toimialatuntemukseen, joka on kertynyt tiiviissä yhteistyössä Puolustusvoimien kanssa.
Tulos: Parempaa käytettävyyttä, saavutettavuutta ja tavoitettavuutta
OmaIntti-palvelun ansiosta Puolustusvoimat on onnistunut parantamaan asiointipalveluiden käytettävyyttä, tavoitettavuutta ja saavutettavuutta, lisäten samalla vuorovaikutusta asevelvollisten kanssa. Tiedot, ohjeet ja asiointipalvelut ovat nyt saatavilla yhdestä paikasta räätälöitynä käyttäjän asevelvollisuuden vaiheeseen. Erityisesti asevelvollisuusasioiden hoitaminen on nyt huomattavasti helpompaa.
Uusien käyttöönottojen myötä on tavoitettu merkittävä määrä asevelvollisia, ja Lupa-asioinnissa on otettu käyttöön uusia lupahakemuksia. Lomakkeiden sisältö on standardoitu mallipohjaiseksi, mikä automatisoi yksittäisten lomakkeiden suunnittelua ja toteutusta, varmistaen samalla palvelun johdonmukaisuuden.
”Yhteistyö Puolustusvoimien kanssa on ollut kokonaisuudessaan toimivaa ja kehittyvää. Olemme yhdessä muokanneet toimintamalleja ja löytäneet parhaat käytänteet. Vaikka Puolustusvoimat ohjaa suunnan, käymme jatkuvasti hyvää dialogia tavoitteiden saavuttamiseksi. Kommunikointi on mutkatonta, ja tavoitteemme ovat yhteisiä”, HiQ:lta kerrotaan.
Kokonaisuus ei suinkaan ole vielä valmis. Omalntti-palvelu lanseerattiin reserviläisille kesällä 2024, ja projektin on suunniteltu jatkuvan vuoteen 2030 asti. Tavoite on laajentaa palveluita, poistaa asioinnin viiveitä ja syventää vuorovaikutusta. Palveluja kehitetään jatkuvasti palanen kerrallaan.
Yhteistyö pähkinänkuoressa:
- Tiivis yhteistyö ja avoin kommunikaatio, ml. viikoittaiset työpajat suunnittelu-, asiakas- ja teknisten asiantuntijoiden kanssa
- Palvelumuotoilu, ml. käyttäjähaastattelut, palvelupolkujen rakentaminen, service blueprintit, prosessikuvaukset ja visualisoinnit, konseptisuunnittelu ja määrittelytyö
- Eetoksena systeeminen muotoilu sen sijaan, että olisi pyritty ratkaisemaan yksittäisiä ongelmia
- Iteratiivinen UX/UI-suunnittelu, ml. Design Systemin rakentaminen tukemaan tulevaa suunnittelutyötä, käyttäjätestaus, Puolustusvoimien brändiä heijastava visuaalinen suunnittelu
- Jatkuva suunnitteluprosessin kehittäminen ja uusien työkalujen käyttöönotto
- Tiukkojen tietoturvakriteerien täyttäminen, ml. regressiotestaus, dynaaminen ja tutkimuksellinen testaaminen, automaattiset ja manuaaliset testausprosessit
- Luotettavat kehityssyklit, ml. scrum-sprintit, menetelmien ja työkalujen hiominen suunnittelusta kehitykseen
- Sovelluskehitys ml. suunnittelu, kehitys, toteutus ja ylläpito
