Koska käsittelemme henkilötietojasi, työskentelemme jatkuvasti varmistaaksemme, että ne pysyvät aina turvassa ja että niitä käsitellään sovellettavan tietosuojalainsäädännön, yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR (EU) 2016/679) ja sisäisten menettelyjen mukaisesti. Läpinäkyvyys on meille tärkeää, ja haluamme olla alusta loppuun saakka avoimia siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi. Tässä yksityisyys- ja tietosuojakäytännössä kuvataan, miten HiQ kerää, käsittelee ja tallentaa henkilötietojasi. Lisäksi tässä käytännössä kuvataan HiQ:n verkkosivustoilta kerättyjen henkilötietojen käsittelyä ja yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeutesi. Luethan ajatuksella tietosuojakäytännön läpi, että ymmärrät, miten voit vaikuttaa henkilötietojesi käsittelyyn.

Rekisterin perustiedot

Rekisterien nimet HiQ Finland Oy:n sidosryhmärekisterit

Rekisterinpitäjä HiQ Finland Oy Tekniikantie 14 02150 ESPOO

Tietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus

HiQ:n käyttää oikeutettua etuaan oikeusperusteena käsitellessään henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

• asiakassuhteen hoitamiseen
• yhteydenpitoon
• hallinnoidakseen HiQ:lle lähettämäsi työhakemuksen

HiQ käyttää suostumustasi oikeusperusteena käsitellessään henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin :

• suoramarkkinointitarkoituksiin
• näyttääkseen personoitua sisältöä verkkosivustollaan
• parantaakseen verkkosivustoaan

HiQ tarvitsee henkilötietoja voidakseen tarjota toiminnallisuuksia ja toimittaakseen palveluitaan.

Tietosisältö

Rekisterin tiedot Sidosryhmärekisterit kattavat seuraavat kokonaisuudet

• Asiakasrekisteri
• Suoramarkkinointirekisteri
• Työnhakijarekisteri

Rekistereihin talletettavia tietoja:

• etunimi
• sukunimi
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• Asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tiedot
• Työnantaja
• Titteli
• Asiakkaan ilmoittamat markkinointisuostumukset/-kiellot
• ansioluettelo
• LinkedIn-profiili
• linkki portfolioon

Rekisterin tietolähteet

HiQ saa tehtävien hoitamiseksi tietoja rekisteröidyltä itseltään sekä julkisista tai maksullisista markkinointirekisteri- tai hakupalveluista. Rekistereihin voidaan merkitä myös julkisia henkilötietoja sellaisista henkilöistä, joihin HiQ pyrkii luomaan asiakas- tai työsuhteen tai HiQ on aloittamassa asiakassuhdetta. Lisäksi HiQ:lla on oikeus salassapitosäännösten estämättä saada viranomaisilta ja julkista tehtävää hoitavilta tehtäviensä hoitamiseksi välttämättömät tiedot.

Henkilötietojen säilytysaika

HiQ käsittelee henkilötietoja tämän tietosuojakäytännön mukaisesti niin kauan, kuin on välttämätöntä ja tarpeen niihin tarkoituksiin, joihin tiedot alun perin kerättiin. Säilytysaika on joko kaksi vuotta tai kunnes henkilö peruuttaa tilauksen.

Tietojen käsittely

Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

HiQ:n organisaatio (myynti, asiakashallinta, markkinointi ja rekrytointi)

Henkilötietojen käsittely rekisterinpitäjän lukuun

HiQ voi siirtää tai jakaa henkilötietojasi valituille kolmansille osapuolille, kuten HiQ-konserniyhtiöille ja muille kumppaneille.

HiQ voi luovuttaa henkilötietoja eteenpäin myös, mikäli se on tarpeen sovellettavien lakisääteisten tai virallisten vaatimusten täyttämiseksi, HiQ:n oikeudellisten etujen suojaamiseksi tai petosten, turvallisuutta vaarantavien tilanteiden tai teknisten ongelmien havaitsemiseksi ja estämiseksi sekä huomion kiinnittämiseksi niihin.

Henkilötietojen siirtäminen kolmansiin maihin EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle

HiQ voi myös siirtää tai jakaa henkilötietojasi EU:n ja Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolisiin maihin, mikäli jokin HiQ-konsernin jäsenyhtiöistä tai kumppaneista sijaitsee siellä. Mikäli henkilötietoja siirretään, HiQ toteuttaa kohtuulliset tekniset, organisatoriset ja oikeudelliset toimenpiteet varmistaakseen, että henkilötiedot pysyvät turvassa, ne siirretään ja niitä käsitellään yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Lisäksi henkilötietojen siirrossa EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle noudatetaan asianmukaisia turvatoimia. HiQ soveltaa tietoturvaan ISO 27001 standardin mukaisia menettelytapoja.

Henkilötietojen käsittely muuhun tarkoitukseen kuin mihin tiedot on alun perin kerätty

HiQ ei koskaan myy henkilötietojasi kolmannelle osapuolelle ilman suostumustasi.

Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

HiQ ei käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Rekisteröidyn oikeudet

Sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti sinulla on oikeus saada tietää, mitä sinua koskevia henkilötietoja HiQ käsittelee. Sinulla on myös oikeus tietää, mitä tarkoituksia varten HiQ kerää henkilötietojasi. HiQ oikaisee, anonymisoi, poistaa tai täydentää pyynnöstäsi tai omasta aloitteestaan tietoja, jotka osoittautuvat virheellisiksi, puutteellisiksi tai harhaanjohtaviksi. Sinulla on oikeus veloituksetta tehdä yksi pyyntö. Kohtuullinen maksu voidaan veloittaa useista tai poikkeuksellisen laajoista pyynnöistä.

Sinulla on oikeus pyytää:

• Pääsyä henkilötietoihisi – Tämä tarkoittaa, että sinulla on oikeus pyytää rekisteriotetta siitä, kuinka HiQ käsittelee henkilötietojasi. Sinulla on myös oikeus saada kopio henkilötiedoistasi, joita HiQ käsittelee. Sinulla on oikeus saada rekisteriote tallennetuista henkilötiedoistasi, käsittelyn tarkoituksista ja vastaanottajista, joille henkilötietojasi on luovutettu tai tullaan luovuttamaan. Lisäksi sinulla on oikeus saada tieto henkilötietojesi lähteestä, mikäli tietoja ei ole kerätty sinulta, henkilötietojen odotettu säilytysaika tai tämän ajan määrittämiskriteerit.

• Henkilötietojesi oikaisemista – Pyynnöstäsi HiQ oikaisee ilman aiheetonta viivytystä sinua koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot, joita HiQ käsittelee.
• Henkilötietojesi poistamista – Tämä tarkoittaa, että sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi poistamista, mikäli tiedot eivät enää ole tarpeellisia siihen tarkoitukseen, jota varten ne kerättiin. Henkilötietojen poisto-oikeus ei kuitenkaan ole absoluuttinen oikeus, sillä HiQ:lla voi yhä olla lailliset perusteet henkilötietojesi käsittelylle.

• Käsittelyn rajoittamista – Tämä tarkoittaa, että henkilötietosi merkitään niin, että niitä voi ainoastaan käyttää tiettyihin rajoitettuihin tarkoituksiin. Voit pyytää tietojesi rajoittamista esimerkiksi, jos katsot tietojesi olevan virheellisiä ja olet pyytänyt tietojen oikaisemista. Käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.
• Tietojen siirtämistä järjestelmästä toiseen – Tietyissä tapauksissa sinulla on oikeus saada HiQ:lle antamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Sinulla on oikeus vastustaa oikeutettuun etuun (artikla 21) perustuvaa henkilötietojen käsittelyä. Mikäli vastustat tietojesi käsittelyä, HiQ jatkaa henkilötietojen käsittelyä ainoastaan siinä tapauksessa, että käsittelyyn on olemassa lailliset perusteet.

Mikäli et ole tyytyväinen tapaan, jolla HiQ käsittelee henkilötietojasi, sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle tai muulle valvontaviranomaiselle, joka valvoo henkilötietojen käsittelyä yrityksissä.

Evästeiden käyttö

HiQ käyttää evästeitä personoidakseen japarantaakseen sivustojensa käyttäjäkokemusta.

Tietosuojakäytännön päivittäminen

HiQ pidättää oikeuden päivittää tietosuojakäytäntöään ajoittain. HiQ ilmoittaa sinulle muutoksista kohtuullisen ajan kuluessa. Mikäli et hyväksy muutoksia, sinulla on oikeus päättää HiQ:n kanssa solmimasi sopimus, ennen kuin muutokset astuvat voimaan. Voit päättää sopimuksesi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen gdpr@hiq.fi. Kirjoita aihekenttään “Sopimuksen päättäminen” ja lisää kuvaus palvelusta, jota sopimus koskee.

HiQ:n yhteystiedot

Mikäli sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä HiQ:ssa tai mikäli haluat käyttää jotain edellä mainituista oikeuksistasi henkilötietojen käsittelyn osalta, otathan yhteyttä meihin sähköpostitse tai kirjeitse alla oleviin osoitteisiin.

HiQ Finland Oy

Tietosuojavastaava Ari Jantunen

Tekniikantie 14

02150 Espoo

gdpr@hiq.fi