Suutarin lapsien kengät eli tarina taloushallinnon prosessiautomaatiosta

Olipa kerran keskisuuri IT-konsulttiyhtiö, jolla oli Suomen suurin integraatioiden osaamiskeskus ja paljon tyytyväisiä integraatioasiakkaita, joille oli toteutettu erilaisia liiketoimintaprosessien automatisointeja. Ja olipa konsulttiyhtiöllä ihan oma integraatiotuotekin - maailmanluokan hybridi-integraatioalusta. Mutta silti firma heräsi eräänä päivänä siihen varsin noloon realiteettiin, että lähes kaikki heidän taloushallinnon prosessinsa hoidettiin manuaalisesti.

Lähtötilanteessa vain muutama prosessi toimi automaattisesti rajapintojen kautta: luottokorttiostojen tiedot siirtyivät kirjanpitoon, henkilöiden lisäykset ja muutokset päivittyivät HR-järjestelmästä Active Directoryyn ja tuntikirjausjärjestelmään tehdyt kulukorvaukset siirtyivät palkanmaksujärjestelmään. Kaikki muu tehtiin käsin.

Kun firmaan palkattiin uusi työntekijä, tiedot kopioitiin manuaalisesti palkkajärjestelmään, koska se ei ollut AD:n piirissä. Myös palkanmaksussa oli paljon käsityötä, kun lomat, palkattomat poissaolot, ylityöt, päivystykset, saldot ynnä muu piti laskea manuaalisesti kerran kuussa. Voit varmaan kuvitella taloushallinnon työn määrää, kun työntekijöitäkin oli useampi sata.

Kaikki laskentatyö - kuten lomarahojen varaukset ja palkkaan vaikuttavat poissaolot - tehtiin käsin excelillä, mistä ne kirjattiin palkanmaksujärjestelmään. Virheitä valitettavasti sattui, vaikka firmassa olikin superskarppi taloushallinto.

Surullisin tapaus oli ehkä sopimusruokailu, josta tuli kerran kuussa skannattu lasku pdf-tiedostona. Taloushallinnon epäkiitolliseksi tehtäväksi jäi naputella tiedot palkkajärjestelmään rivi riviltä. Lounaskorttijärjestelmästä tiedot saatiin ulos sentään excel-muodossa, mutta nekin siirrettiin palkkajärjestelmään iloisesti käsipelillä.

Taloushallinnon integraatioiden lähtötilanne

Prosessiautomaatiossa on päälimmäisenä tarkoituksena vapauttaa ihmisiä tylsistä, toistuvista tehtävistä tuottavampiin puuhiin, joita koneet eivät voi puolestamme tehdä. Exceleiden siirtely kansiosta toiseen on koulukirjaesimerkki asiasta, joita integraatio voi tehdä puolestasi. Myös kaikki laskenta on hyvä automatisoida, koska tietokone tekee yleensä vähemmän näppäily- ja copy-paste-virheitä kuin ihminen.Sisäistä asiakasta on vähän paha mennä laskuttamaan, mutta silti konsulttifirman kannatti sjoittaa muutaman integraatiokonsultin työpanos taloushallinnon prosessien automatisointiin. Työ maksoi itsensä takaisin niin taloushallinnon säästetyssä työajassa kuin palkoissa olleiden virheiden määrässä. Lisäksi taloushallinnon työntekijöiden työnkuva muuttui mielekkäämmäksi, kun tylsät, manuaaliset tehtävät vähenivät ja prosessihin tarvitsi puuttua vain poikkeustapauksissa.

Työ alkoi taloushallinnon prosessien määrittelyllä, minkä jälkeen konsultit tutustuivat järjestelmien olemassa oleviin rajapintoihin. Niitä oli ihan hyvin tarjolla, ja jopa hyvin muinaisesta sopimusruokailua käsitelleestä kulunhallintajärjestelmästä saatiin ulos pdf:n sijaan perättäistiedosto, josta integraatioprosessi saattoi lukea työntekijöiden tiedot sisään. Integraatioihin määriteltiin laskentakaavat kaikille yleisimmille tapauksille, ja niin suurin osa datasta pystyttiin ajamaan joka kuu automaattisesti. Virheenkäsittely piti huolta, että taloushallinnon henklökunta sai tiedon, jos aineistossa oli jotain poikkeuksellista: esimerkiksi kesken kuuta alkanut tai päättynyt työsuhde saattoi aiheuttaa aineistoihin sellaisia poikkeuksia, mitkä käsiteltiin jatkossakin manuaalisesti. Monimutkaisia ja harvinaisia poikkeuksia kun ei aina kannata automatisoida.

Ja niin keskisuuri IT-konsulttifirma sai putsattua oman pesänsä ja automatisoitua prosessejaan. Ja kaikki kävi helposti ja ketterästi, koska sekä työ että tuote tulivat ihan omasta takaa. Suutarin lapset saivat kengät.