HiQ

Hyvinvointialueet eivät automaattisesti vähennä kuntien IT-kustannuksia – miten tehostaa toimintaa?

Millaisia haasteita tulevaisuuden kuntaorganisaatioille syntyy, kun hyvinvointialueet astuvat peliin? Miten kuntien toimintaa voidaan tehostaa?

HiQ:n tuore Key Account Manager, Lars Söderström, on aiemmin toiminut Raaseporin kaupungin IT-päällikkönä. Millaisia haasteita hän näkee tulevaisuuden kuntaorganisaatioilla, kun hyvinvointialueet astuvat peliin? Miten kuntien toimintaa voidaan tehostaa? 

Söderström tietää, että sote-uudistuksen valmistelu vie tällä hetkellä merkittävän osan kuntien IT-organisaatioiden jo valmiiksi vähäisistä resursseista. Mittavan uudistuksen myötä järjestelmä- ja hallintorakenteita rakennetaan monessa tapauksessa täysin tyhjästä.

Iso osa kuntien työvoimasta ja tukitoiminnoista siirtyy hyvinvointialueisiin. Poliittista keskustelua on käyty siitä, kuinka prosentuaalisesti saman verran IT-kustannuksia pitäisi vähentyä kunnissa.

“Todellisuudessa kustannukset eivät jakaudu näin, sillä hyvinvointialueen takia järjestelmien määrä ei oleellisesti vähene. Vain potilashoitoon ja sosiaalihuollon asiakaskäsittelyyn liittyvät järjestelmät poistuvat kokonaan kunnilta”, Söderström korostaa.

Jäljelle jäävät muun muassa lukuisat talous- palkka-, ja henkilöstöjärjestelmät, joiden ylläpitoon tarvitaan kunnan IT-organisaatiolta resursseja yhtä paljon kuin ennenkin. Söderström muistuttaa, että joidenkin järjestelmien lisenssikustannusmallit on kytketty kunnan asukaskokoon, eikä kunnan hallinnon työntekijöiden tai käyttäjien lukumäärään.

Todellinen muutos on kuitenkin yhden liiketoimintasektorin eli sosiaali- ja terveydenhuollon poistuminen kunnista kokonaan, minkä takia jäljelle jääneiden järjestelmien käyttökustannukset jaetaan pienemmälle määrälle työntekijöitä. Toisin sanoen peruskustannus yhtä kunnan työntekijää kohden kasvaa ja kunnat kohtaavatkin paineen kustannusten leikkaamiselle.

Toiminnan tehostaminen vaatii resursseja

Söderströmin mukaan liiketoiminnan omissa tukitoiminnoissa kustannuksia voidaan vähentää leikkaamalla manuaalisen työn määrää ja IT-järjestelmäkustannuksia. Näitä kahta asiaa ei kuitenkaan voida toteuttaa samanaikaisesti, sillä manuaalisten työtehtävien automatisointi vaatii aina investoinnin teknologian kehittämiseen, testaukseen sekä ylläpitoon.

“Jos automaatiota tukevaa järjestelmää eli integraatioalustaa, ei ole vielä olemassa, myös sellainen pitää hankkia”, Söderström toteaa.

Tukevalla järjestelmäalustalla tarkoitetaan integraatioalustaa, jolla solmitaan yhteen eri järjestelmiä ilman, että tietoa tarvitsee siirrellä manuaalisesti. Integraatioalustan valinnassa kannattaa kiinnittää Söderströmin mukaan huomiota siihen, että automatisoinnit pysyvät kunnan omassa hallinnassa ja työprosesseja voidaan automatisoida myös itse.

Söderström kuvailee, että automatisointi tulisi kohdistaa usein toistuviin työtehtäviin, joita tehdään rutiininomaisesti: esimerkiksi muokataan, tulostetaan, tallennetaan tai siirretään tietoa järjestelmästä toiseen. “Usein työtehtäviä tehdään vain koska "näin on aina tehty" tai jonkun historiassa vaikuttaneen, jo vanhentuneen arkistointilakipykälän takia”, Söderström pohtii.

Jokaisen työvaiheen prosessinomistajan tulisi olla tietoinen, miksi työ tehdään ja paljonko omalta henkilöstöltä kuluu siihen aikaa. Jos liiketoiminta vaatii, että kyseinen työvaihe tulisi toteuttaa useammin, jotta saadaan esimerkiksi muita toiminnan pullonkauloja poistettua, pitää työmäärään todennäköisesti puuttua automatisoinnilla. Lisätyövoiman palkkaaminen kun ei usein kuntien tukalassa taloustilanteessa tule kysymykseen.

“Liiketoimintojen tehostaminen IT-järjestelmien avulla tuo aina työtä ja kustannuksia IT-yksikölle, mutta olennaisesti vähemmän kuin niitä olisi syntynyt liiketoimintayksikölle”, Söderström kiteyttää.

Muutosstrategian johtaminen vaatii yhteistyötä ja realismia

Ennen IT-muutoshankkeeseen ryhtymistä Söderström kehottaa varmistamaan, että organisaatio tuntee omat prosessinsa.

“Tuntematonta ei voi parantaa. Usein auttaa että ottaa ulkoisen prosessiasiantuntijan katsomaan ulkopuolisin silmin prosesseja ja miten niitä voisi tehostaa. Työstäkää suunnitelma mitä tehostatte ja miten.”

Sen jälkeen tulisi luoda helposti ymmärrettävä visio, jonka kaikki sisäistävät. Dialogi ja luottamus liiketoiminnan ja IT-yksikön välillä on tärkeää.

“Vision toteuttamiselle on asetettava realistiset tavoitteet, sillä työtapojen muuttaminen vaatii aikaa sekä määrittely- että testausvaiheessa. Seuratkaa edistymistä ja juhlikaa onnistumisia!”

Söderström arvioi, että IT-toiminta on niitä kunnan tukitoimintoja, jotka tulevat kasvamaan vuosi vuodelta. Teknisen henkilöstön osaamisvaatimusten painopiste siirtyy yhä enemmän tukemaan liiketoimintojen kehittämis- ja tehostamisaloitteita.

“Oikotietä onneen ei ole, mutta siinä lienemme kaikki yhtä mieltä, että kuntalaiset ansaitsevat tehokkaan kunnan palvelemaan heitä arjen tarpeissa.“ 

Contact

Contact us for more details