HiQ

Älykäs prosessiautomaatio ja hyperautomaatio

Mitä on liiketoimintaprosessien automaatio? Ja mitä lisäarvoa robotiikka ja tekoäly voivat siihen tuoda?

Älykäs prosessiautomaatio ja hyperautomaatio

Perinteisessä dataintegraatiossa integraatio toimii tulkkina ja postimiehenä järjestelmien välillä: järjestelmät saatetaan yhteen ja ne voivat vaihtaa tietoa molempien ymmärtämässä muodossa.

Järjestelmäintegraatiossa hallitaan tietivirtoja koko yrityksen tasolla, mutta pysytellään edelleen järjestelmätasolla: Mitä tietoja pitää kuljettaa toisiin järjestelmiin, jotta ihmiset voivat tehdä työnsä?

Kun ajattelussa siirrytään katsomaan kokonaisuutta vielä korkeammalla tasolla, aletaan puhua prosessi-integraatiosta tai liiketoimintaprosessien automaatiosta (BPA).

Kaikki alkaa liketoimintaprosessista

Prosessiautomaatiossa ratkaisun miettiminen alkaa käyttötapauksesta: Mikä on tavoite? Ketkä ovat käyttäjiä? Mitä järjestelmiä he käyttävät ja missä vaiheessa? Voiko ihmisten tekemisiä korvata automaatiolla? Onko prosessissa tiettyjä kohtia, joissa vaaditaan (lain puitteissa tai muuten) ihmisen väliintuloa? Kuinka usein prosessi suoritetaan ja mikä sen käynnistää?

Automaatio vähentää inhimillisten virheiden mahdollisuutta ja prosessit nopeutuvat, kun turha käyttäjien reagoinnin odottelu jää pois. Samalla työntekijät vapautuvat tekemään tuottavampia tehtäviä tylsän manuaalisen työn sijaan.

Jos et osaa kuvata tekemistäsi prosessina, et tiedä, mitä olet tekemässä.

Edwards Deming
tilastotieteilijä

Otetaan esimerkki tosielämästä: kaikkien ihmisten täytyy syödä, ja kylläinen työntekijä on usein mukavampi kuin nälkäinen. Tästä syystä monet työpaikat tarjoavat sopimusruokailua toimistotalojen ravintoloissa, missä ruokailun voi maksaa kulkukortilla ja lounaan omavastuuosuus vähennetään suoraan palkasta.

Ennen automaatiota firman controller on saanut laskun lounasravintolasta sähköpostiinsa kerran kuussa ja nakutellut käsin kaikki kuukauden ruokailut palkanmaksujärjestelmään. Puuha on hidasta, ja virheiden mahdollisuus on ilmeinen (etenkin jos controllerilla on jäänyt lounas väliin ja verensokeri on alhaalla).

Koska sopimusruokalassa maksetaan kulkukortilla, voi kulunvalvontajärjestelmästä saada laskun erittelynä tulevan raportin työntekijöiden nimistä sekä lounaiden lukumääristä päivämäärineen sovitussa muodossa. Controllerin sijaan sen voi vastaanottaa integraatio. Modernimmassa liiketoimintakeskuksessa saattaisi olla tarjolla jopa API-rajapinta, mistä laskun liitettä voisi kysellä, mutta perinteisemmätkin vaihtoehdot kuten sähköpostien liitteet voidaan käsitellä automaattisesti ilman välissä häslääviä ihmisiä.

Integraatiossa laskun liite käydään läpi, ja jokaisen työntekijän tiedot rikastetaan yrityksen käyttäjätietokannasta, jotta jokainen lounasruokailija voidaan täsmäyttää palkanmaksujärjestelmässä oikein. Rikastettu data viedään palkanmaksujärjestelmän rajapintaan ja lounasruokailut päätyvät palkkakuitille automaattisesti ja ennalta määriteltyjen kaavojen mukaan laskettuina.

Ihmistä tarvitaan prosessissa vain virheitä aiheuttavissa erikoistapauksissa. Esimerkki virhetapauksesta voisi olla kesken kuuta päättynyt työsuhde ja työntekijän passivointi käyttäjätietokannassa.

Lounasruokailujen käsittely automatisoituna prosessina
Lounasruokailujen käsittely automatisoituna prosessina
Lounasruokailujen käsittely automatisoituna prosessina
Lounasruokailujen käsittely automatisoituna prosessina

Vastaavia jokaisessa yrityksessä käytössä olevia prosesseja ovat muun muassa uuden työntekijän luonti sekä nyt GDPR-aikana entistä tärkeämmäksi tullut lähteneen työntekijän passivointi järjestelmissä. Taloushallinnossa ylipäätään on paljon automatisoitavaa. Näiden lisäksi kaikilta aloilta löytyy liiketoimintaspesifejä prosesseja, joiden automatisoinnilla yritykset voivat tehostaa toimintaansa.

Prosessiautomaatiosta hyperautomaatioon

Kun prosessiautomaatioon lisätään tekoälyä (AI) ja ohjelmistorobotiikkaa (RPA) aletaan Gartnerin mukaan puhua hyperautomaatiosta. Toinen samaan aiheeseen liittyvä hype-termi on IPA eli älykäs prosessiautomaatio.

Ohjelmistorobotiikka on kevyt tapa tehdä toistuvien rutiinien automatisointia. RPA-termin sana "robot" viittaa ohjelmistorobottiin, jolla simuloidaan yksittäisen käyttäjän toimia käyttöliittymien päällä. Hyperautomaatiossa ohjelmistorobotille tehtyä nauhoitusta orkestroidaan integraatioalustalla. Eli RPA-toiminnallisuuksia ei eroteta integraatiokerroksesta, vaan niitä ajetaan tehokkaasti sieltä käsin saumattomana osana koko prosessia. Robotiikkaa tarvitaan, jos järjestelmässä ei ole kunnon rajapintoja tai niiden käyttö ei ole kustannustehokasta. Tällöin integraatioiden tarvitsema syöte tuotetaan käyttöliittymästä nauhoituksen avulla.

Älykäs prosessiautomaatio hyödyntää tekoälyä ja robotiikkaa
Älykäs prosessiautomaatio hyödyntää tekoälyä ja robotiikkaa
Älykäs prosessiautomaatio hyödyntää tekoälyä ja robotiikkaa
Älykäs prosessiautomaatio hyödyntää tekoälyä ja robotiikkaa

Tekoälyä hyperautomaatiossa tai älykkäässä prosessiautomaatiossa käytetään tekemään saatavilla olevaan dataan perustuvia päätöksiä ihmisten sijaan. Esimerkki tällaisesta päätöksestä voisi olla automaattiset hinnan muutokset, jotka perustuisivat myyntiin ja katteisiin: kun korona-aikaan kahvakuulien kysyntä kasvaisi, nostaisi urheiluun erikoistunut verkkokauppa niiden hintoja automaattisesti ja siirtäisi huonommin myyvät uimapuvut alelaariin. Tällöin kauppias voisi varmistaa parhaat mahdolliset katteet ja mahdollisimman pienen hävikin automaation keinoin.

Liiketoimintaprosessien automatisointi saattaa järjestelmät yhteen prosessitasolla automatisoiden yksittäisiä työvaiheita ja loogisia päättelyitä. Se mahdollistaa B2B-integraatiot ja koko prosessin monitoroinnin liiketoiminnan vaatimalla tarkkuudella vähentäen kuluja sekä työn määrässä että käytetyssä kalenteriajassa luoden samalla parempaa ja tasaisempaa laatua ilman inhimillisiä virheitä. Hyperautomaatiossa ihmisten tarpeetonta osallistumista prosessiin voidaan vähentää entisestään robotiikan ja tekoälyn avulla.

Lataa webinaaritallenne aiheesta: "RPA:sta hyperautomaatioon ja IPAan" (45min)

Lataa lyhyt oppimäärä: "RPA:sta hyperautomaatioon" (12min)

Minttu Mustonen
Team leader, integrationsKirjoittajan mielestä ainoa integraatioita hauskempi asia on erilaiset urheilukisat.
Lue lisää
Integroi

Ota yhteyttä ja kysy lisää

Antti Toivanen
Integraatiopalvelut & RPAantti.toivanen@hiq.fi+358 40 715 1935