HAMK integroi FRENDS:llä

HAMK otti niskalenkin integraatiokehityksestään FRENDS-integraatioalustan avulla

Hämeen ammattikorkeakoulu HAMKin ja HiQ:n yhteistyö alkoi nykyaikaiseen tapaan Googlesta. Pikaisen tutustumisen jälkeen päästiin jo perehtymään FRENDS-integraatioalustaan demon kautta. HAMK oli kiinnostunut integraatioalustasta iPaaS -palveluna. Lisäksi omassa organisaatiossa oli valmiiksi sopivaa Microsoft- ja C#- teknologiaosaamista, jota voidaan hyödyntää FRENDS-integraatioalustan käytössä.

Vanhasta infrasta eroon ja FRENDS nopeasti käyttöön

HAMKin lähtötilanne oli hyvin tyypillinen. Integraatioita oli toteutettu eri välineillä ja irrallisina scripteinä, joita oli vaikea hallita. Myös keskitetty integraatioiden tilanvalvonta puuttui. Suurimmat haasteet vanhassa ratkaisussa liittyivät kuitenkin puuttuviin ominaisuuksiin ja kyvykkyyksiin. Tapahtumapohjaisten prosessien rakentaminen oli mahdotonta ja triggereiden määrä oli hyvin rajoittunut.

FRENDS on vastannut erinomaisesti HAMKin tarpeisiin ja joustava iPaaS-hinnoittelu mahdollisti hankinnan tekemisen jouhevasti. Näin päästiin nopeasti tekemään ensimmäisiä prosesseja, joista tärkeimpänä on kirjastoasiakkuuksien hallintaprosessi.

HAMKin jatkosuunnitelmat ovat jo selvillä. Konkreettisena esimerkkinä on opettajakoulutuksen ohjaajia varten toteutettu web-sovellus, jolla he voivat laskuttaa palkkionsa. Seuraavaksi FRENDS:llä toteutetaan integraatio, joka vie web-sovelluksen tuottaman datan Baswaren Wintime-kirjanpitojärjestelmään.

HAMKin järjestelmien luontainen vaihtumissykli on selvästi nopeutunut aikaisemmasta. Vanhoja integraatioita migroidaan FRENDS:lle luontaisesti sitä mukaa kun vanhat järjestelmät vaihtuvat.

Opiskelijat voivat liittyä kirjaston käyttäjiksi HAMKin toteuttaman mobiilisovelluksen kautta. FRENDS-integraatioalusta toimii tässä back-endinä. Säästimme sekä aikaa, että rahaa kun pääsimme itse toteuttamaan koko mobiilipalvelun. Lisäksi FRENDS:in visuaalinen monitorointi auttaa mahdollisten vikatilanteiden selvittelyssä. Todellisia hyötyjä pääsemme seuraamaan, kun uusi kouluvuosi alkaa elokuussa 2019. Noin 2500 uutta opiskelijaa saadaan sujuvasti kirjaston käyttäjiksi ilman manuaalista tietojen kirjaamista kirjaston järjestelmään. FRENDS:iä päästiin hyödyntämään myös, kun matkustuspalveluiden palveluntarjoaja vaihtui. Henkilötiedot saadaan jatkossa uudelle toimijalle automaattisesti.

Tietohallinnon tiimiesimies, HAMK

Mika Rintala

Onnistumisen edellytykset: Riittävät resurssit ja hyvä dokumentaatio

Tietohallintotiimissä on oltu erityisen tyytyväisiä siihen, miten helposti FRENDS saatiin päivittäiseen käyttöön. Loka-joulukuussa pidettiin 4 alle puolen päivän työpajaa. Lisäksi HiQ:n apua on tarvittu vain muutamaan yksittäiseen selvityspyyntöön liittyen. Muuten HAMK on pärjännyt itsenäisesti.

Kokonaisuudessaan vuoden mittakaavassa FRENDS:llä toteutetut integraatiot ovat HAMKilla arviolta yhden henkilön täysipäiväinen panostus. Tiimissä on 3 FRENDS-osaajaa, ja tällä panostuksella HAMK on päässyt hyviin tuloksiin, vaikka integraatiot vaativatkin paneutumista.

Toinen onnistumisen avain löytyy hyvästä dokumentaatiosta. HiQ tarjosi HAMKin käyttöön mallipohjat integraatioiden dokumentointiin. Näin saatiin muutettua aikaisempaa toimintamallia ja tukea dokumentoinnin tekemiseen.

”Yhtenäinen dokumentaatio auttaa myös jatkossa, koska tieto integraatioista on dokumentoitu yhtenäisellä tavalla, jota myös HiQ:n integraatio-osaajat käyttävät päivittäisessä työssään. Kun tieto on yhteismitallista, päästään tarpeen vaatiessa auttamaan HAMKin tiimiä nopeasti,” toteaa HiQ:n Antti Toivanen, liiketoimintajohtaja.